Call Center Dienstleister

Die Beauftragung zur Abwicklung verschiedener innerbetrieblicher Tätigkeiten, von der Übernahme des Kundensupports der Abwicklung des Schriftverkehrs oder auch der Akquise von Neukunden durch ein Dienstleistungsunternehmen wird seit Jahrzehnten erfolgreich von Unternehmen durchgeführt.

Die Vorteile eines Inbound Callcenters für Sie umfassen eine vollständige Abwicklung Ihrer in Auftrag gegebenen Leistungen, von der Personaleinstellung bis hin zum Management und Reporting der relevanten Kennzahlen. Somit bleibt Ihnen mehr Zeit, sich auf die Vermarktung Ihres Produktes oder Services zu konzentrieren, während das Callcenter Ihre Kunden betreut und deren Anliegen bearbeitet. Vor allem jedoch zeigt sich, dass Outsourcing für Sie als Unternehmen zumeist einen immensen finanziellen Mehrwert bietet.

Wer ist ja-dialog?

Die ja-dialog ist ein im Jahre 2014 gegründetes, inhabergeführtes Callcenter mit Fokusbereich auf
Inbound Telefonie, welches von Dr. Christoph Baumgärtner mit Berlin als Standort aufgebaut wurde.
Im Jahre 2018 erfolgte die Eröffnung unseres zweiten Standortes in Wolfen und ein seither
kontinuierliches Wachstum zu einem mittelständigen Unternehmen mit ca. 150 Arbeitskräften. Das
Vertrauen unserer diversen Auftraggeber macht uns zu einem langjährigen, geschätzten Partner, der
sich durch hervorragenden Service seiner qualifizierten Arbeitskräfte auszeichnet.

Durch die verschiedensten Anforderungsbereiche großer oder kleiner Projekte unserer Partner bieten wir Ihnen ein umfassendes Know-How, um Ihr Outsourcing-Thema zum Erfolg zu führen. Direkte Kommunikation zum Auftraggeber und volle Transparenz zeichnen uns als mehrwert-orientiertes Inbound Callcenter aus. Die zentrale Lage unseres Berliner Standortes, nahe dem Alexanderplatz als pulsierendem Herzen der Stadt, macht uns als Arbeitgeber attraktiv für den Einsatz multinationaler Arbeitskräfte. Dies ermöglicht uns wiederum, unsere Dienstleistung als Inbound Call Center für einen internationalen Kundenservice in mehreren Sprachen anzubieten und die Expansion Ihres Geschäftsbereiches voranzutreiben.

Was ist ein Inbound Call-Center?

Ein Inbound-orientiertes Call-Center übernimmt für Sie als Auftraggeber die Telefonabnahme des von Ihnen outgesourcten Bereichs. Die Arbeitskräfte des Call-Centers kümmern sich beispielsweise um den gesamten Kundensupport und die Beratung Ihres Produkts oder wickeln fachlich unterschiedene
Teilbereiche wie Rechnungsfragen für Sie ab. Durch die Übergabe dieser Aufgabenbereiche an den Dienstleister verschafft sich das Unternehmen diverse Vorteile, welche sich sowohl in der Personalführung als auch vornehmlich im finanziellen Aspekt darstellen. Angepasst an die Vorgaben des Auftraggebers übernimmt das Call-Center zudem weitere Arbeitsschritte wie etwa Produktverkauf und -bestellung oder Tarifberatung von Neu- und Bestandskunden.

Die Arbeitskräfte erhalten hierzu spezifische Zugriffe auf die internen Systeme des Unternehmens, um eine möglichst schnelle und stufenlose Abwicklung zu gewährleisten.

Diese Dienstleistungen werden mittlerweile
von nahezu jeder Branche in Anspruch genommen.

Das Call-Center selbst kann ein normaler Büroraum sein, welcher mit wenigen Arbeitsplätzen ausgestattet ist. Üblicherweise handelt es sich jedoch um ein Großraumbüro, welches viele, akustisch abgetrennte Arbeitsplätze bietet. Durch moderne Telekommunikations- und schnelle Internet-Technologien spielt der Standort eines Callcenters nur noch eine untergeordnete Rolle. Speziell bei Telefon- oder Videokontakten ist für den Dialogpartner nicht erkenn- oder merkbar, ob sich ein Callcenter in Deutschland, Irland oder auf Teneriffa befindet. Für den schriftlichen Kontakt ist der
Standort völlig unerheblich. Lediglich die Arbeitszeiten des Callcenters spielen eine Rolle, was die Erreichbarkeit und die Reaktionszeit betrifft.
Dank der umfassenden, eigenen Erfahrung in verschiedensten Unternehmen greifen wir auf eine breite Wissensbasis zurück und stehen Ihnen in allen Bereichen Ihres Projekts zur Seite.

Was wir für Sie leisten können

1) Konzepterstellung

Die Grundlage für eine erfolgsorientierte Zusammenarbeit besteht aus der klaren Darstellung aller geforderten Tätigkeiten und Aufgabenbereiche, die Sie als Unternehmen an das Call-Center als Dienstleister übergeben möchten. Im besten Fall sind Ihnen die für Ihr Projekt relevanten Kennzahlen wie AHT (Average Handling Time – durchschnittliche Bearbeitungsdauer), KPI (Key Performance Indicator – Schlüsselkennzahlen) oder qualitative Werte bereits im Vorfeld bekannt. Aufgrund unserer Erfahrung und der bisherigen Kooperation mit verschiedensten Firmen stehen wir Ihnen bei der Erstellung eines umfassenden Konzepts von Anfang an zur Seite, sollten Sie unsicher sein, ob Sie alle Aspekte bedacht haben.

4) Kundenservice rund um die Uhr

Öffnungszeiten gelten in unserer modernen Welt mehr und mehr als ein Relikt aus der Vergangenheit. Der Verkauf von Produkten über Internetauftritte und auch der damit einhergehende Bedarf eines Ansprechpartners für den Kunden, der rund um die Uhr erreichbar ist, wenn ein Anliegen gelöst werden muss, wird vom Großteil der Menschen heute vorausgesetzt. Wir sind auch hier in der Lage, Ihre Kunden auf verschiedenen Kommunikationswegen für Sie zufriedenzustellen, während Ihre Geschäftsräume geschlossen sind.

6) Expansion & Flexibilität

Wir sind genau so sehr am Erfolg Ihres Unternehmens interessiert, wie es Ihre Absicht ist, Umsätze zu maximieren. Es empfiehlt sich daher, ein Call Center mit der Übernahme Ihres Kundensupports zu beauftragen, anstelle Räumlichkeiten und Mittel für diesen eigens unterbringen zu müssen. Zusätzlich sind wir in der Lage durch vorhandene Infrastruktur und Mitarbeiter schnell auf wachsende Kundenzahlen oder eine Expansion Ihres Unternehmens zu reagieren, ohne dass Sie hierfür in Aktion treten müssen.

2) Kostenminimierung

Verglichen zum enormen Kostenaufwand bei der Eröffnung eines firmeninternen Kundendienstes für Personal, technischer Ausstattung, Räumlichkeiten und Prozessentwicklung bieten wir Ihnen ein fixes Angebot, welches exakt auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt ist. Somit haben Sie langfristige Planungssicherheit und einen übersichtlichen Kostenplan für Jahre.

3) Rekrutierung und Einarbeitung

Als Ihr Call-Center Dienstleister kümmern wir uns vollumfänglich um die Rekrutierung und Einarbeitung der Mitarbeiter, welche zukünftig für Ihr Unternehmen tätig sind. Somit ersparen Sie sich sowohl die Suche nach qualifizierten Mitarbeitern als auch deren Einarbeitung. Als zusätzlichen Bonus erhalten alle unsere Agenten unabhängig vom jeweiligen Auftraggeber regelmäßiges Coaching und Kommunikationstrainings. Sie können sich somit auf perfekten Kundenservice verlassen.

5) Schwankende Kundenströme

In den meisten Branchen besteht zu gewissen Zeiten im Jahr eine „Hochsaison“, welche sich durch ein Ansteigen von Kundenkontakten bemerkbar macht und entsprechend mehr Mitarbeiter zur Bewältigung erfordert. Häufig gibt es gleichermaßen jedoch auch Flauten, an denen für längere Zeiträume weit weniger Bedarf an Mitarbeitern erforderlich ist als im Jahresmittel. Als selbst betriebenes Service Center entstehen bei solch schwankenden Kundenströmen massive Mehrkosten für Sie. Für dieses Problem bieten wir als Dienstleister ebenfalls die Lösung eines unkomplizierten Gesamtpakets, welche die Anpassung dieser Schwankungen berücksichtigt.

7) Professionelle Kundenbindung

Gerade als neu am Markt auftretendes Unternehmen liegt Ihr Hauptfokus verständlicherweise auf Ihrem Produkt. Es empfiehlt sich daher, die Frage der Kundenbindung einem professionellen Call Center zu übertragen, um sicherzustellen, dass die Kundenbindung von qualifizierten Mitarbeitern vorgenommen wird, während Sie weiterhin den Fokus und Ihre Energie ihrem Produkt widmen.

Warum sich die ja-dialog für Sie lohnt

Neben all diesen Vorteilen, die wir Ihrem Unternehmen als Call Center Dienstleister bieten, sind wir uns selbstverständlich auch der Fragen und Sorgen unserer Partner bewusst, welche bei einer Auslagerung von Servicebereichen unvermeidbar auftreten.

Häufig gibt es Bedenken, dass ein Kontrollverlust entsteht, wenn Prozesse und Strukturen noch nicht bestehen, bzw. wichtige Informationen an andere Abteilungen weitergegeben werden sollen. Dies vermeiden wir mit absoluter Transparenz in allen Schritten und der Möglichkeit, dass Sie den von uns durchgeführten Arbeitsablauf jederzeit an sich ändernde Verhältnisse anpassen können.

Ein weiterer, äußerst wichtiger Faktor sind die dem Dienstleister anvertrauten Kundendaten, sowie eine eventuelle Abhängigkeit von dessen Leistung. Wir sind ein hochprofessionelles Unternehmen, das Ihnen auch im Falle einer Beendigung der Partnerschaft einen reibungslosen Übergang zu einem neuen oder internen Partner bietet. Alle gemeinsam für Sie geschaffenen Prozesse werden so gestaltet, dass sie jederzeit übernommen werden können. Zudem unterliegen alle unsere Mitarbeiter einer Verschwiegenheitspflicht und alle Strukturen zur Datenverarbeitung sind mit der DSGVO konform.

Als mehrwert-orientierter Call Center Dienstleister haben wir das Ziel, nicht nur ausgezeichneten Kundensupport durch bestens ausgebildete Mitarbeiter für Ihr Unternehmen durchzuführen, sondern auch Ihnen direkt als Partner zur Seite zu stehen, wenn sich Änderungen in Ihrer Branche ergeben.

Wir stellen stets sicher, dass unsere IT-Ausrüstung auf dem aktuellen Stand ist, um somit auch eine schnelle Gewährleistung für eventuelle Umstrukturierungen im Kundendienst zu bieten. Dies kann z.B. durch die Implementierung eines neuen Kundenmanagement-Systems oder aber erweiterten Supportkanälen für Ihr Unternehmen sein. Unsere IT-Experten sorgen hierbei für einen reibungslosen Betriebsablauf durch beste Hardware und kontinuierliche Aktualisierung gängiger Applikationen.

Als Auftraggeber sind Sie selbstverständlich daran interessiert, dass Ihre Kunden zu jeder Zeit Service auf dem höchsten Niveau erhalten. Um Ihnen hierbei den besten Überblick zu verschaffen, greifen wir auf unsere Kompetenzen einer völlig transparenten Daten- und Prozessanalyse zurück. Wir erstellen auf Ihren Wunsch ein detailliertes Reporting mit allen für Sie relevanten Kennzahlen, so dass Ihnen zu jeder Zeit mit nur einem Blick alle Zahlen zur Verfügung stehen.

Die ja-dialog ist auf verschiedensten Ebenen nicht nur ein wertvoller Dienstleister, sondern ambitioniert, als Ihr Partner eine andauernde Geschäftsbeziehung einzugehen. Wir begleiten Sie vom ersten Schritt der Beratung bis hin zur Übernahme von bestehenden Projekten mit dutzenden Mitarbeitern individuell und finden gemeinsam die für Sie perfekte Lösung für Ihr Unternehmen. Während Sie sich weiterhin mit voller Leidenschaft um Ihr Produkt kümmern, transferieren unsere Mitarbeiter diese Passion durch hervorragenden Service an Ihre Kunden.

Susanne Dué-Beckers

Leiterin Vertrieb

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Dr. Christoph Baumgärtner
Geschäftsführer